قابل توجه کلیه همکاران گرامی در دانشگاه :

احتراماً ؛ با عنایت به راه اندازی دبیرخانه محرمانه دفتر حراست ستاد دانشگاه موارد ذیل مورد توجه همکاران گرامی قرار گیرد :

1) دفاتر و دبیرخانه های عادی مجاز به مفتوح نمودن و مطالعه نامه های طبقه بندی شده نمی باشند این قبیل نامه ها توسط دبیرخانه محرمانه دانشگاه که زیر نظر حراست می باشد باز شده و به سایر قسمت ها ارسال می گردد .

2) در تمام مراحل گردش اسناد طبقه بندی شده در داخل ستاد دانشگاه و مراکز تابعه فرد یا افراد غیر مجاز حق دسترسی یا استفاده از اسناد مزبور را ندارند .

3) هرگونه تصویر برداری از اسناد و مکاتبات محرمانه و طبقه بندی شده بدون مجوز حراست اکیداً ممنوع می باشد.

4)هرگونه ارجاع و نقل و انتقال اسناد طبقه بندی شده تنها پس از ثبت در دبیرخانه محرمانه انجام می گیرد .

5) دبیرخانه محرمانه دانشگاه متولی نگهداری اسناد و سوابق از اولین مرحله آن یعنی تولید تا آخرین مرحله آن یعنی امحا می باشد.

6) هیچ سندی یا نامه دارای طبقه بندی نبایستی روی میز یا داخل کشوهای بازنگهداری شود .

7) در صورتی که سند به نام شخصی معین فرستاده شده است تسلیم آن به غیر از گیرنده اصلی غیر مجاز می باشد .

8) اوراق باطله، پیش نویس، کاغذهای یادداشت که برای تهیه برنامه های طبقه بندی شده استفاده می شوند نیز باید به طور کامل نابود شوند . بهطوریکه قابلیت بازسازی مجدد نداشته باشد و این امر تنها با حضور مسوول حراست دانشگاه و مراکز امکان پذیر می باشد .

9) انتقال سند خیلی محرمانه و محرمانه به خارج از دانشگاه و یا محیط کار ممنوع می باشد .

10) انتشار و افشاء اسناد محرمانه و انتقال آن به افراد غیر مجاز، 6 ماه تا 3 سال حبس به همراه خواهد داشت .

11) هر یک از کارکنان که اطلاعات یا مذاکرات یا تصمیمات محرمانه را افشاء نمایند یا به افراد غیر مجاز منتقل نماید در حکم افشاء یا انتشار اسناد محرمانه دولتی محسوب می شود .

حفاظت اسناد و داده ها ی حراست